Šta su e-Faktura i e-Arhiv Faktura? Kompletan Vodič za MSP

e-Faktura i e-Arhiv Faktura su vrste elektronskih dokumenata koji digitalizuju procese fakturisanja preduzeća, štede troškove i vreme, i ispunjavaju zakonske obaveze. Ovi sistemi, koji su obavezni posebno za firme koje prelaze pragove prometa definisane za mala i srednja preduzeća (MSP), predstavljaju moderne finansijske alate koji povećavaju efikasnost i smanjuju uticaj na životnu sredinu. U ovom vodiču ćemo detaljno ispitati koncepte e-fakture i e-arhiv fakture, pragove obaveznosti za MSP i korake koje treba preduzeti u procesu digitalizacije.

Šta je tačno e-Faktura?

e-Faktura je faktura koja se izdaje, prenosi i čuva u elektronskom okruženju između poreskih obveznika, a ima iste pravne karakteristike kao papirna faktura. Izdaje se u skladu sa standardima koje je utvrdila Poreska uprava (GİB) i dostavlja se primaocu putem GİB sistema. Ovaj sistem ubrzava procese fakturisanja, smanjuje stopu grešaka i sprečava rasipanje papira.

Koje su prednosti e-Fakture za MSP?

• Ušteda troškova: Eliminiše troškove papira, štampanja, koverti, poštarine.
• Ušteda vremena: Fakture se odmah prenose i primaju; procesi arhiviranja i dostave su skraćeni.
• Brzina i efikasnost: Procesi kreiranja, slanja i odobravanja faktura su digitalizovani.
• Ekološke koristi: Smanjuje potrošnju papira i doprinosi očuvanju prirodnih resursa.
• Manji rizik od grešaka: Zahvaljujući automatskim sistemima, greške pri ručnom unosu su minimizirane.
• Lako arhiviranje i pristup: Sigurno se čuva u elektronskom okruženju i lako je dostupan kada je potrebno.

Šta je e-Arhiv Faktura i koja je razlika u odnosu na e-Fakturu?

e-Arhiv Faktura je faktura koja se izdaje, čuva i prezentuje u elektronskom okruženju za preduzeća koja nisu obuhvaćena e-Fakturom, odnosno čiji primalac nije obveznik e-Fakture. Priprema se u skladu sa principima koje je utvrdila Poreska uprava (GİB). Osnovna razlika je u tome što se e-Faktura izdaje samo između obveznika registrovanih u sistemu e-Fakture, dok se e-Arhiv Faktura može izdati fizičkim ili pravnim licima koja nisu obveznici e-Fakture.

U kojim situacijama se koristi e-Arhiv Faktura?

• Kada se prodaje krajnjim potrošačima koji nisu obveznici e-Fakture.
• Kada se faktura izdaje drugoj kompaniji koja nije obveznik e-Fakture.
• Postala je obavezna za fakture iznad određenog iznosa kod prodaje putem GİB portala.

Koji su limiti za prelazak na e-Fakturu i e-Arhiv za MSP?

Obaveza prelaska na primenu e-Fakture i e-Arhiv Fakture za MSP se obično određuje prema pragovima godišnjeg bruto prihoda od prodaje (prometa). Ove pragove Poreska uprava (GİB) ažurira svake godine i objavljuje u Službenom glasniku. Prema najnovijim propisima:

• Limiti za prelazak na e-Fakturu:
  
  • Obveznici čiji je bruto prihod od prodaje za 2022. i naredne obračunske periode 3 Miliona TL i više.
  • Obveznici čiji je bruto prihod od prodaje za obračunski period 2021. godine 4 Miliona TL, a za obračunske periode 2020. i 2019. godine 5 Miliona TL i više.
• Limiti za prelazak na e-Arhiv Fakturu:
  
  • Postoji obaveza izdavanja e-Arhiv Fakture za fakture izdate poreskim obveznicima koji nisu obveznici e-Fakture, u iznosu od 5.000 TL sa PDV-om i više, a za fakture izdate licima koja nisu poreski obveznici, u iznosu od 30.000 TL i više. Ovi iznosi se kontinuirano ažuriraju od strane GİB-a.

MSP koja prelaze ove pragove moraju preći na primenu e-Fakture i e-Arhiv Fakture do početka 7. meseca godine koja sledi nakon relevantnog obračunskog perioda.

Zašto je prelazak na sistem digitalnog fakturisanja važan?

Digitalna transformacija je neizbežna stvarnost današnjeg poslovnog sveta. Digitalizacija procesa fakturisanja, pored toga što je zakonska obaveza, pruža MSP operativnu efikasnost, kontrolu troškova i konkurentsku prednost. Sistemi digitalnog fakturisanja omogućavaju preduzećima da postignu transparentniju, kontrolisaniju i finansijsku strukturu bez grešaka.

Kako preći na sistem e-Fakture i e-Arhiva? Vodič korak po korak

Proces prelaska na sistem e-Fakture i e-Arhiva za MSP se obično može realizovati na tri osnovna načina:

1. Metoda GİB Portala: Posebno pogodna za mala preduzeća koja izdaju mali broj faktura i imaju ograničenu tehničku infrastrukturu. Fakture se mogu izdavati besplatno putem sopstvenog veb portala GİB-a. Međutim, ova metoda nije praktična za preduzeća sa velikim prometom faktura zbog opterećenja ručnim radom.
2. Metoda privatnog integratora: Najčešća i preferirana metoda. Procesi e-Fakture i e-Arhiv Fakture se obavljaju preko privatnih integratorskih firmi koje su dobile dozvolu od GİB-a. Integratori obezbeđuju integraciju sa postojećim računovodstvenim ili ERP sistemima preduzeća, automatizuju proces, nude usluge arhiviranja i tehničke podrške. Ova metoda je najpraktičnije i najefikasnije rešenje za MSP.
3. Metoda direktne integracije: Obično je preferiraju velika preduzeća sa velikim obimom faktura. Zasnovana je na principu direktne integracije sopstvenih informacionih sistema preduzeća sa GİB sistemom. Ova metoda nije pogodna za MSP zbog visokih troškova i potrebe za tehničkom ekspertizom.

Potrebni koraci za prelazak:

1. Prijava i obezbeđivanje Finansijskog pečata/e-Potpisa: Prvo se podnosi zahtev GİB-u za e-Fakturu i e-Arhiv Fakturu. Za pravna lica mora se obezbediti Finansijski pečat, a za preduzetnike i slobodne profesije e-Potpis.
2. Izbor integratora: Izaberite privatnog integratora koji odgovara potrebama vašeg preduzeća. Integrator će pružiti tehničku podršku i instalaciju sistema tokom procesa prelaska. Kao Ofisx, mi pomažemo preduzećima da ovaj prelazak obave bez problema uz naša digitalna rešenja.
3. Instalacija sistema i integracija: Instalirajte softver odabranog integratora ili obezbedite integraciju sa vašim postojećim sistemima. U ovoj fazi se vrše konfiguracije kao što su šabloni faktura i korisnička podešavanja.
4. Testiranje i odobrenje: Pre puštanja sistema u rad, izdaju se test fakture kako bi se proverila kompatibilnost sa GİB sistemima. Nakon dobijanja odobrenja, prelazi se na korišćenje u realnom okruženju.

Olakšajte proces uz Ofisx Fatura

Kao Ofisx, stojimo uz MSP u njihovim procesima digitalne transformacije. Ofisx Fatura, koju smo razvili u oblasti softvera za fakturisanje, nudi korisnički orijentisano i integrisano rešenje koje olakšava vaše procese e-Fakture i e-Arhiv Fakture. Sa Ofisx Fatura možete brzo kreirati, slati, primati i sigurno arhivirati svoje fakture. Zahvaljujući svojoj cloud-baziranoj strukturi, nudi pristup sa bilo kog mesta, dok istovremeno omogućava potpunu integraciju sa drugim Ofisx proizvodima (Ofisx Stok, Ofisx Muhasebe, Ofisx POS), omogućavajući vam da upravljate svojim poslovnim procesima kao celinom. Takođe možete upravljati svojim fakturama bilo kada i bilo gde putem naših mobilnih aplikacija.

U digitalizovanom svetu, prelazak na sisteme e-Fakture i e-Arhiv Fakture je sada neophodan da bi se ostalo konkurentno i povećala operativna efikasnost. Kao Ofisx, drago nam je da vam u ovom procesu nudimo pouzdana i inovativna rešenja.