e-Faktura i e-Archiwum Faktur to elektroniczne typy dokumentów, które digitalizują procesy fakturowania firm, zapewniają oszczędność kosztów i czasu oraz spełniają wymogi prawne. Systemy te, obowiązkowe zwłaszcza dla firm przekraczających progi obrotów ustalone dla MŚP, są nowoczesnymi narzędziami finansowymi, które zwiększają wydajność i zmniejszają wpływ na środowisko. W tym przewodniku szczegółowo omówimy koncepcje e-faktury i e-archiwum faktur, progi obowiązkowe dla MŚP oraz kroki, które należy podjąć w procesie cyfryzacji.
Czym dokładnie jest e-Faktura?
e-Faktura to faktura wystawiana, przesyłana i przechowywana w środowisku elektronicznym między podatnikami, posiadająca takie same cechy prawne jak faktura papierowa. Jest wystawiana zgodnie ze standardami określonymi przez Dyrekcję Generalną ds. Dochodów (GİB) i dostarczana do odbiorcy za pośrednictwem systemu GİB. System ten przyspiesza procesy fakturowania, zmniejsza wskaźnik błędów i zapobiega marnotrawstwu papieru.
Jakie są korzyści z e-Faktury dla MŚP?
- Oszczędność kosztów: Eliminuje wydatki na papier, druk, koperty, wysyłkę.
- Oszczędność czasu: Faktury są przesyłane i odbierane natychmiast; procesy archiwizacji i dostarczania są skrócone.
- Szybkość i wydajność: Procesy tworzenia, wysyłania i zatwierdzania faktur stają się cyfrowe.
- Korzyści dla środowiska: Zmniejsza zużycie papieru, przyczyniając się do ochrony zasobów naturalnych.
- Mniejsze ryzyko błędów: Dzięki automatycznym systemom błędy ręcznego wprowadzania danych są minimalizowane.
- Łatwa archiwizacja i dostęp: Bezpiecznie przechowywane w środowisku elektronicznym i łatwo dostępne w razie potrzeby.
Czym jest e-Archiwum Faktur i czym różni się od e-Faktury?
e-Archiwum Faktur to faktura wystawiana, przechowywana i przedstawiana w środowisku elektronicznym dla firm, które nie są objęte zakresem e-Faktury, czyli których odbiorcy nie są podatnikami e-Faktury. Jest przygotowywana zgodnie z zasadami określonymi przez GİB. Podstawową różnicą jest to, że e-Faktura jest wystawiana tylko między podatnikami zarejestrowanymi w systemie e-Faktury, natomiast e-Archiwum Faktur może być wystawiane osobom fizycznym lub prawnym, które nie są podatnikami e-Faktury.
W jakich sytuacjach używa się e-Archiwum Faktur?
- Przy sprzedaży konsumentom końcowym, którzy nie są podatnikami e-Faktury.
- Przy wystawianiu faktury innej firmie, która nie jest podatnikiem e-Faktury.
- Stało się obowiązkowe dla faktur powyżej określonej kwoty przy sprzedaży realizowanej za pośrednictwem portalu GİB.
Jakie są limity przejścia na e-Fakturę i e-Archiwum dla MŚP?
Obowiązek przejścia na systemy e-Faktury i e-Archiwum Faktur dla MŚP jest zazwyczaj określany na podstawie rocznych progów przychodów brutto ze sprzedaży (obrotów). Progi te są corocznie aktualizowane przez GİB i publikowane w Dzienniku Urzędowym. Zgodnie z najnowszymi przepisami:
- Limity przejścia na e-Fakturę:
- Podatnicy, których przychody brutto ze sprzedaży za rok obrotowy 2022 i kolejne wynoszą 3 miliony TL i więcej.
- Podatnicy, których przychody brutto ze sprzedaży za rok obrotowy 2021 wynoszą 4 miliony TL, a za lata obrotowe 2020 i 2019 wynoszą 5 milionów TL i więcej.
- Limity przejścia na e-Archiwum Faktur:
- Istnieje obowiązek wystawiania e-Archiwum Faktur dla faktur wystawianych podatnikom niebędącym podatnikami e-Faktury, o wartości 5.000 TL z VAT włącznie, oraz dla faktur wystawianych osobom niebędącym podatnikami, o wartości 30.000 TL i więcej. Kwoty te są stale aktualizowane przez GİB.
MŚP przekraczające te progi muszą przejść na systemy e-Faktury i e-Archiwum Faktur do początku 7. miesiąca roku następującego po danym okresie rozliczeniowym.
Dlaczego przejście na cyfrowy system fakturowania jest ważne?
Transformacja cyfrowa jest nieuniknioną rzeczywistością współczesnego świata biznesu. Digitalizacja procesów fakturowania to nie tylko wymóg prawny, ale także zapewnia MŚP efektywność operacyjną, kontrolę kosztów i przewagę konkurencyjną. Cyfrowe systemy fakturowania umożliwiają firmom osiągnięcie bardziej przejrzystej, kontrolowanej i bezbłędnej struktury finansowej.
Jak przejść na system e-Faktury i e-Archiwum? Przewodnik krok po kroku
Proces przejścia na system e-Faktury i e-Archiwum dla MŚP można zazwyczaj zrealizować za pomocą trzech podstawowych metod:
- Metoda Portalu GİB: Szczególnie odpowiednia dla małych firm wystawiających niewielką liczbę faktur i posiadających ograniczoną infrastrukturę techniczną. Faktury można wystawiać bezpłatnie za pośrednictwem własnego portalu internetowego GİB. Jednak ta metoda nie jest praktyczna dla firm o dużym natężeniu ruchu faktur ze względu na obciążenie ręcznymi operacjami.
- Metoda Prywatnego Integratora: Jest to najczęściej stosowana i preferowana metoda. Operacje e-Faktury i e-Archiwum Faktur są przeprowadzane za pośrednictwem prywatnych firm integracyjnych, które uzyskały zezwolenie od GİB. Integratorzy zapewniają integrację z istniejącymi systemami księgowymi lub ERP firm, automatyzując proces, oferując usługi archiwizacji i wsparcia technicznego. Ta metoda jest najbardziej praktycznym i wydajnym rozwiązaniem dla MŚP.
- Metoda Bezpośredniej Integracji: Jest to metoda zazwyczaj preferowana przez firmy o dużej skali i dużym wolumenie faktur. Opiera się na zasadzie bezpośredniej integracji własnych systemów informatycznych firmy z systemem GİB. Ta metoda nie jest odpowiednia dla MŚP ze względu na wysokie koszty i wymagane specjalistyczne umiejętności techniczne.
Niezbędne kroki do przejścia:
- Wniosek i uzyskanie Pieczęci Finansowej/e-Podpisu: Najpierw należy złożyć wniosek o e-Fakturę i e-Archiwum Faktur do GİB. Dla osób prawnych należy uzyskać Pieczęć Finansową, a dla jednoosobowych działalności gospodarczych i osób wykonujących wolne zawody – e-Podpis.
- Wybór Integratora: Wybierz prywatnego integratora odpowiedniego dla potrzeb Twojej firmy. Integrator zapewni wsparcie techniczne i instalację systemu podczas procesu przejścia. Jako Ofisx, pomagamy firmom w płynnym przejściu dzięki naszym rozwiązaniom cyfrowym.
- Instalacja Systemu i Integracja: Zainstaluj oprogramowanie wybranego integratora lub zapewnij integrację z istniejącymi systemami. Na tym etapie dokonuje się konfiguracji, takiej jak szablony faktur, ustawienia użytkownika.
- Testowanie i Zatwierdzenie: Przed uruchomieniem systemów wystawiane są faktury testowe w celu sprawdzenia zgodności z systemami GİB. Po uzyskaniu zatwierdzenia system przechodzi do użytku produkcyjnego.
Ułatw proces dzięki Ofisx Fatura
Jako Ofisx wspieramy MŚP w procesach transformacji cyfrowej. Ofisx Fatura, nasze oprogramowanie do fakturowania, oferuje przyjazne dla użytkownika i zintegrowane rozwiązanie, które ułatwia procesy e-Faktury i e-Archiwum Faktur. Dzięki Ofisx Fatura możesz szybko tworzyć, wysyłać, odbierać i bezpiecznie archiwizować swoje faktury. Dzięki strukturze opartej na chmurze zapewnia dostęp z dowolnego miejsca, a także umożliwia pełną integrację z innymi produktami Ofisx (Ofisx Stok, Ofisx Muhasebe, Ofisx POS), co pozwala na kompleksowe zarządzanie procesami biznesowymi. Dzięki naszym aplikacjom mobilnym możesz zarządzać swoimi operacjami fakturowania w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca.
W cyfrowym świecie przejście na systemy e-Faktury i e-Archiwum Faktur jest już koniecznością, aby pozostać konkurencyjnym i zwiększyć efektywność operacyjną. Jako Ofisx z przyjemnością oferujemy Państwu niezawodne i innowacyjne rozwiązania w tym procesie.