e-factuur en e-archief factuur zijn elektronische documenttypen die de facturatieprocessen van bedrijven digitaliseren, kosten en tijd besparen en voldoen aan wettelijke verplichtingen. Deze systemen, die verplicht zijn voor bedrijven die de vastgestelde omzetdrempels voor MKB's overschrijden, zijn moderne financiële instrumenten die de productiviteit verhogen en de impact op het milieu verminderen. In deze gids zullen we de concepten van e-factuur en e-archief factuur, de verplichte drempels voor MKB's en de stappen die moeten worden genomen in het digitaliseringsproces gedetailleerd onderzoeken.
Wat is precies een e-factuur?
Een e-factuur is een factuur die elektronisch wordt opgesteld, verzonden en opgeslagen tussen belastingbetalers, en die dezelfde juridische status heeft als een papieren factuur. Het wordt opgesteld in overeenstemming met de normen die zijn vastgesteld door het voorzitterschap van de belastingdienst (GİB) en via het GİB-systeem aan de ontvanger geleverd. Dit systeem versnelt facturatieprocessen, verlaagt het foutenpercentage en voorkomt papierverspilling.
Wat zijn de voordelen van e-facturatie voor MKB's?
- Kostenbesparing: Elimineert kosten zoals papier, printen, enveloppen en verzending.
- Tijdsbesparing: Facturen worden direct verzonden en ontvangen; archiverings- en leveringsprocessen worden verkort.
- Snelheid en Efficiëntie: Het opstellen, verzenden en goedkeuren van facturen wordt gedigitaliseerd.
- Milieuvoordelen: Draagt bij aan het behoud van natuurlijke hulpbronnen door papierverbruik te verminderen.
- Minder risico op fouten: Handmatige invoerfouten worden geminimaliseerd dankzij geautomatiseerde systemen.
- Eenvoudig archiveren en toegang: Veilig elektronisch opgeslagen en gemakkelijk toegankelijk wanneer nodig.
Wat is een e-archief factuur en wat is het verschil met een e-factuur?
Een e-archief factuur is een factuur die elektronisch wordt opgesteld, bewaard en gepresenteerd voor bedrijven die buiten het bereik van e-facturatie vallen, d.w.z. waarvan de ontvanger geen e-factuurplichtige is. Het wordt opgesteld in overeenstemming met de principes die zijn vastgesteld door GİB. Het belangrijkste verschil is dat een e-factuur alleen wordt opgesteld tussen belastingbetalers die zijn geregistreerd in het e-factuursysteem, terwijl een e-archief factuur kan worden uitgereikt aan natuurlijke of rechtspersonen die geen e-factuurplichtige zijn.
In welke gevallen wordt een e-archief factuur gebruikt?
- Bij verkoop aan eindverbruikers die geen e-factuurplichtige zijn.
- Bij het opstellen van een factuur voor een ander bedrijf dat geen e-factuurplichtige is.
- Het is verplicht geworden voor facturen boven een bepaald bedrag bij verkopen via het GİB-portaal.
Wat zijn de overgangslimieten voor e-factuur en e-archief voor MKB's?
De verplichting voor MKB's om over te stappen op e-factuur en e-archief factuur toepassingen wordt over het algemeen bepaald door de jaarlijkse bruto omzet (omzet) drempels. Deze drempels worden jaarlijks bijgewerkt door GİB en gepubliceerd in de Staatscourant. Volgens de laatste regelgeving:
- Overgangslimieten e-factuur:
- Belastingbetalers met een bruto omzet van 3 Milyon TL of meer voor 2022 en volgende boekjaren.
- Belastingbetalers met een bruto omzet van 4 Milyon TL of meer voor het boekjaar 2021, en 5 Milyon TL of meer voor de boekjaren 2020 en 2019.
- Overgangslimieten e-archief factuur:
- Voor facturen die worden opgesteld voor belastingbetalers die geen e-factuurplichtige zijn, is het verplicht om een e-archief factuur op te stellen voor bedragen van 5.000 TL inclusief BTW en meer, en voor facturen die worden opgesteld voor niet-belastingbetalers voor bedragen van 30.000 TL en meer. Deze bedragen worden voortdurend bijgewerkt door GİB.
MKB's die deze drempels overschrijden, moeten uiterlijk aan het begin van de 7e maand van het jaar volgend op het betreffende boekjaar overstappen op de e-factuur en e-archief factuur toepassingen.
Waarom is de overgang naar een digitaal facturatiesysteem belangrijk?
Digitale transformatie is een onvermijdelijke realiteit in de huidige zakenwereld. De digitalisering van facturatieprocessen is meer dan alleen een wettelijke verplichting; het biedt MKB's operationele efficiëntie, kostenbeheersing en concurrentievoordeel. Digitale facturatiesystemen stellen bedrijven in staat om een transparantere, controleerbare en foutloze financiële structuur te bereiken.
Hoe over te stappen op het e-factuur en e-archief systeem? Stap-voor-stap gids
Het overgangsproces naar het e-factuur en e-archief systeem voor MKB's kan over het algemeen op drie fundamentele manieren worden uitgevoerd:
- GİB Portaalmethode: Vooral geschikt voor kleine bedrijven die weinig facturen opstellen en een beperkte technische infrastructuur hebben. Facturen kunnen gratis worden opgesteld via het eigen webportaal van GİB. Deze methode is echter niet praktisch voor bedrijven met veel factuurverkeer vanwege de handmatige werklast.
- Methode van speciale integrator: Dit is de meest voorkomende en geprefereerde methode. e-factuur en e-archief factuur transacties worden uitgevoerd via speciale integratorbedrijven die toestemming hebben gekregen van GİB. Integrators automatiseren het proces door integratie met de bestaande boekhoud- of ERP-systemen van bedrijven en bieden archiverings- en technische ondersteuningsdiensten. Deze methode is de meest praktische en efficiënte oplossing voor MKB's.
- Directe Integratiemethode: Dit is een methode die over het algemeen wordt geprefereerd door grote bedrijven met een hoog factuurvolume. Het is gebaseerd op het principe dat bedrijven hun eigen IT-systemen rechtstreeks integreren met het GİB-systeem. Deze methode is niet geschikt voor MKB's vanwege de hoge kosten en vereiste technische expertise.
Vereiste stappen voor de overgang:
- Aanvraag en verkrijging van Financieel Zegel/e-Handtekening: Eerst wordt de aanvraag voor e-factuur en e-archief factuur ingediend bij GİB. Voor rechtspersonen moet een Financieel Zegel worden verkregen, en voor eenmanszaken en freelancers een e-Handtekening.
- Keuze van integrator: Kies een speciale integrator die past bij de behoeften van uw bedrijf. De integrator zal technische ondersteuning en systeeminstallatie bieden tijdens het overgangsproces. Bij Ofisx helpen we bedrijven met onze digitale oplossingen om deze overgang soepel te laten verlopen.
- Systeeminstallatie en Integratie: Installeer de software van de gekozen integrator of zorg voor integratie met uw bestaande systemen. In deze fase worden configuraties zoals factuursjablonen en gebruikersinstellingen uitgevoerd.
- Testen en Goedkeuring: Voordat de systemen in gebruik worden genomen, worden testfacturen opgesteld om de compatibiliteit met de GİB-systemen te controleren. Na goedkeuring wordt overgegaan op live gebruik.
Vereenvoudig het proces met Ofisx Fatura
Bij Ofisx staan we MKB's bij in hun digitale transformatieprocessen. Ofisx Fatura, onze facturatiesoftware, biedt een gebruiksvriendelijke en geïntegreerde oplossing die uw e-factuur en e-archief factuur processen vereenvoudigt. Met Ofisx Fatura kunt u snel uw facturen aanmaken, verzenden, ontvangen en veilig archiveren. Dankzij de cloudgebaseerde structuur biedt het overal toegang, terwijl het volledige integratie met andere Ofisx producten (Ofisx Stok, Ofisx Muhasebe, Ofisx POS) mogelijk maakt, zodat u uw bedrijfsprocessen als één geheel kunt beheren. Via onze mobiele apps kunt u uw factuurtransacties ook altijd en overal beheren.
In een digitaliserende wereld is de overgang naar e-factuur en e-archief factuur systemen nu een noodzaak om concurrerend te blijven en de operationele efficiëntie te verhogen. Bij Ofisx zijn we verheugd u in dit proces betrouwbare en innovatieve oplossingen te bieden.