Što su e-Račun i e-Arhiv Račun? Potpuni vodič za mala i srednja poduzeća

e-Račun i e-Arhiv Račun su vrste elektroničkih dokumenata koji digitaliziraju procese izdavanja računa poduzeća, štede troškove i vrijeme te ispunjavaju zakonske obveze. Ovi sustavi, obvezni za tvrtke koje prelaze pragove prometa određene za mala i srednja poduzeća, moderni su financijski alati koji povećavaju učinkovitost i smanjuju utjecaj na okoliš. U ovom vodiču detaljno ćemo istražiti koncepte e-računa i e-arhiv računa, pragove obveznosti za mala i srednja poduzeća te korake koje treba poduzeti u procesu digitalizacije.

Što je točno e-Račun?

e-Račun je račun koji se izdaje, prenosi i pohranjuje u elektroničkom okruženju između poreznih obveznika, a ima iste pravne karakteristike kao i papirnati račun. Izdaje se u skladu sa standardima koje je odredila Uprava prihoda (GİB) i dostavlja se primatelju putem GİB sustava. Ovaj sustav ubrzava procese izdavanja računa, smanjuje stopu pogrešaka i sprječava rasipanje papira.

Koje su prednosti e-Računa za mala i srednja poduzeća?

• Ušteda troškova: Eliminira troškove poput papira, ispisa, omotnica, dostave.
• Ušteda vremena: Računi se odmah prenose i primaju; procesi arhiviranja i dostave su kraći.
• Brzina i učinkovitost: Procesi izrade, slanja i odobravanja računa postaju digitalni.
• Ekološke prednosti: Smanjenjem potrošnje papira doprinosi očuvanju prirodnih resursa.
• Manji rizik od pogrešaka: Zahvaljujući automatskim sustavima, pogreške pri ručnom unosu su minimizirane.
• Jednostavno arhiviranje i pristup: Sigurno se pohranjuje u elektroničkom okruženju i lako mu se pristupa kada je potrebno.

Što je e-Arhiv Račun i po čemu se razlikuje od e-Računa?

e-Arhiv Račun je račun koji se izdaje, čuva i predočava u elektroničkom okruženju za poduzeća koja nisu obuhvaćena e-Računom, odnosno čiji primatelj nije obveznik e-Računa. Priprema se u skladu s načelima koje je odredila GİB. Glavna razlika je u tome što se e-Račun izdaje samo između obveznika registriranih u sustavu e-Računa, dok se e-Arhiv Račun može izdati fizičkim ili pravnim osobama koje nisu obveznici e-Računa.

U kojim se situacijama koristi e-Arhiv Račun?

• Kada se prodaje krajnjim potrošačima koji nisu obveznici e-Računa.
• Kada se izda račun drugoj tvrtki koja nije obveznik e-Računa.
• Postalo je obvezno za račune iznad određenog iznosa kod prodaje putem GİB portala.

Koji su pragovi za prelazak na e-Račun i e-Arhiv Račun za mala i srednja poduzeća?

Obveza prelaska na primjenu e-Računa i e-Arhiv Računa za mala i srednja poduzeća obično se određuje prema pragovima godišnjeg bruto prihoda od prodaje (prometa). Te pragove GİB ažurira svake godine i objavljuje u Službenom listu. Prema najnovijim propisima:

• Pragovi za prelazak na e-Račun:
  
  • Obveznici s bruto prihodom od prodaje od 3 milijuna TL i više za 2022. i sljedeća obračunska razdoblja.
  • Obveznici s bruto prihodom od prodaje od 4 milijuna TL za obračunsko razdoblje 2021., te 5 milijuna TL i više za obračunska razdoblja 2020. i 2019.
• Pragovi za prelazak na e-Arhiv Račun:
  
  • Za račune izdane poreznim obveznicima koji nisu obveznici e-Računa, obvezno je izdavanje e-Arhiv Računa za iznose od 5.000 TL i više (uključujući PDV), a za račune izdane onima koji nisu porezni obveznici, za iznose od 30.000 TL i više. Ti iznosi se kontinuirano ažuriraju od strane GİB-a.

Mala i srednja poduzeća koja prelaze ove pragove moraju prijeći na primjenu e-Računa i e-Arhiv Računa do početka 7. mjeseca godine koja slijedi nakon relevantnog obračunskog razdoblja.

Zašto je važan prelazak na sustav digitalnih računa?

Digitalna transformacija je neizbježna stvarnost današnjeg poslovnog svijeta. Digitalizacija procesa izdavanja računa, osim što je zakonska obveza, pruža malim i srednjim poduzećima operativnu učinkovitost, kontrolu troškova i konkurentsku prednost. Sustavi digitalnih računa omogućuju poduzećima transparentniju, provjerljiviju i besprijekornu financijsku strukturu.

Kako prijeći na sustav e-Računa i e-Arhiv Računa? Vodič korak po korak

Proces prelaska na sustav e-Računa i e-Arhiv Računa za mala i srednja poduzeća obično se može provesti na tri osnovne metode:

1. Metoda GİB portala: Posebno je prikladna za mala poduzeća koja izdaju mali broj računa i imaju ograničenu tehničku infrastrukturu. Računi se mogu besplatno izdavati putem vlastitog web portala GİB-a. Međutim, ova metoda nije praktična za poduzeća s velikim prometom računa zbog opterećenja ručnim radom.
2. Metoda privatnog integratora: Najčešća i najpoželjnija metoda. Transakcije e-Računa i e-Arhiv Računa obavljaju se putem privatnih integratorskih tvrtki koje su dobile dopuštenje od GİB-a. Integratori pružaju integraciju s postojećim računovodstvenim ili ERP sustavima poduzeća, automatiziraju proces, te nude usluge arhiviranja i tehničke podrške. Ova metoda je najpraktičnije i najučinkovitije rješenje za mala i srednja poduzeća.
3. Metoda izravne integracije: Obično je preferiraju velike tvrtke s velikim obujmom računa. Temelji se na principu izravne integracije vlastitih informatičkih sustava poduzeća sa sustavom GİB-a. Ova metoda nije prikladna za mala i srednja poduzeća zbog visokih troškova i potrebe za tehničkom stručnošću.

Potrebni koraci za prelazak:

1. Prijava i nabava financijskog pečata/e-potpisa: Prvo se podnosi zahtjev GİB-u za e-Račun i e-Arhiv Račun. Za pravne osobe mora se osigurati Financijski pečat, a za samostalne poduzetnike i slobodne profesije e-Potpis.
2. Odabir integratora: Odaberite privatnog integratora koji odgovara potrebama vašeg poslovanja. Integrator će pružiti tehničku podršku i instalaciju sustava tijekom procesa prelaska. Kao Ofisx, našim digitalnim rješenjima pomažemo poduzećima da ovaj prijelaz prođu bez problema.
3. Instalacija sustava i integracija: Instalirajte softver odabranog integratora ili osigurajte integraciju s vašim postojećim sustavima. U ovoj fazi se vrše konfiguracije poput predložaka računa, korisničkih postavki.
4. Testiranje i odobrenje: Prije puštanja sustava u rad, izdaju se testni računi kako bi se provjerila kompatibilnost sa sustavima GİB-a. Nakon dobivanja odobrenja, prelazi se na korištenje uživo.

Pojednostavite proces uz Ofisx Fatura

Kao Ofisx, uz mala i srednja poduzeća smo u njihovim procesima digitalne transformacije. Posebno razvijen u području softvera za izdavanje računa, Ofisx Fatura nudi korisnički orijentirano i integrirano rješenje koje pojednostavljuje vaše procese e-Računa i e-Arhiv Računa. Uz Ofisx Fatura možete brzo kreirati, slati, primati i sigurno arhivirati svoje račune. Zahvaljujući svojoj cloud-baziranoj strukturi, nudi pristup s bilo kojeg mjesta, dok potpuna integracija s drugim Ofisx proizvodima (Ofisx Stok, Ofisx Muhasebe, Ofisx POS) omogućuje vam upravljanje poslovnim procesima kao cjelinom. Putem naših mobilnih aplikacija također možete upravljati svojim transakcijama računa bilo kada i bilo gdje.

U digitaliziranom svijetu, prelazak na sustave e-Računa i e-Arhiv Računa sada je nužnost kako bi se ostalo konkurentnim i povećala operativna učinkovitost. Kao Ofisx, rado vam nudimo pouzdana i inovativna rješenja u ovom procesu.