e-Račun i e-Arhiv Račun su sustavi elektroničkih dokumenata s pravnom valjanošću, koji zamjenjuju papirnate račune. Za MSP-ove, ovi sustavi digitaliziraju procese izdavanja računa, štede vrijeme, smanjuju troškove i operativno opterećenje, povećavaju učinkovitost i olakšavaju zakonsku usklađenost.
Što je e-Račun i zašto je važan za MSP-ove?
e-Račun je izrada, slanje i pohrana računa, koji se moraju izdati prema Zakonu o poreznom postupku, u elektroničkom okruženju u skladu sa standardima koje je odredila Uprava prihoda (GİB). e-Račun, koji ima sve pravne karakteristike papirnatog računa, koristi se u transakcijama između poduzeća (B2B) i zahtijeva da primatelj također bude registriran u sustavu e-računa.
Koje prednosti MSP-ovi ostvaruju prelaskom na e-Račun?
- Ušteda troškova: Eliminira troškove papira, ispisa, omotnica, dostave i arhiviranja.
- Ušteda vremena: Ubrzava procese izdavanja, slanja i usklađivanja računa.
- Operativna učinkovitost: Smanjuje ručne pogreške, standardizira poslovne procese i omogućuje jednostavan pristup prošlim računima putem digitalnog arhiviranja.
- Ekološka osjetljivost: Smanjuje potrošnju papira i doprinosi očuvanju okoliša.
- Brza naplata: Trenutna dostava računa primateljima može skratiti rokove naplate.
- Zakonska usklađenost: Olakšava procese revizije zahvaljujući usklađenosti sa standardima koje je odredio GİB.
Što je e-Arhiv Račun i po čemu se razlikuje od e-Računa?
e-Arhiv Račun je račun koji se izdaje, šalje i pohranjuje u elektroničkom okruženju osobama i institucijama koje nisu registrirane u sustavu e-računa (uključujući krajnje potrošače). Ovaj sustav eliminira obvezu izdavanja papirnatih računa, istovremeno osiguravajući sigurnu pohranu računa u elektroničkom okruženju i njihovo predočenje kada je to potrebno.
Koje su ključne razlike između e-Računa i e-Arhiv Računa?
- Kriter primatelja: e-Račun se šalje samo poduzećima koja su obveznici e-računa; e-Arhiv Račun se izdaje fizičkim ili pravnim osobama (uključujući krajnje potrošače) koje nisu obveznici e-računa.
- Metoda slanja: e-Račun se izravno prosljeđuje primatelju putem GİB sustava. e-Arhiv Račun se, nakon izdavanja putem posebnih integratora ili izravno putem GİB portala, dostavlja primatelju putem e-pošte, SMS-a i sličnih metoda.
- Izvještavanje: e-Arhiv računi se izvještavaju GİB-u dnevno ili u određenim intervalima.
Koji su pragovi obveznosti za e-Račun i e-Arhiv Račun za MSP-ove?
Obveza korištenja e-Računa i e-Arhiv Računa za MSP-ove obično se određuje prema godišnjem bruto prihodu od prodaje (prometu) i ažurira se svake godine od strane Uprave prihoda. Cilj je postupnim smanjenjem ovih pragova digitalizirati više poduzeća.
- Opći pragovi prometa: Svi MSP-ovi koji premaše određeni prag prometa (npr. 3 milijuna TL ili 2 milijuna TL, važno je pratiti relevantne objave GİB-a za tekuću godinu) obvezni su prijeći na sustav e-Računa i e-Arhiv Računa.
- E-trgovinske aktivnosti: Oni koji prodaju robu i usluge putem interneta, bez obzira na prag prometa, moraju izdati e-Arhiv Račun za prodaju iznad određenog iznosa.
- Ostali sektori: Za neke specifične sektore (npr. oni koji se bave kupoprodajom nekretnina i motornih vozila) mogu postojati različiti pragovi obveznosti ili uvjeti.
Preporučujemo da provjerite službene objave Uprave prihoda ili se posavjetujete sa svojim računovođom kako biste potvrdili trenutni status obveznosti vašeg poduzeća.
Kako funkcionira proces prijelaza na e-Račun i e-Arhiv Račun za MSP-ove?
Prijelaz na sustave digitalnog izdavanja računa lakši je nego što mislite i može se bez problema dovršiti s partnerima za rješenja poput Ofisx. Evo osnovnih koraka:
- Pribavljanje Financijskog Pečata ili e-Potpisa: Za fizičke osobe potreban je e-Potpis, a za pravne osobe Financijski Pečat. To je alat za autentifikaciju koji osigurava pravnu valjanost elektroničkih dokumenata.
- Prijava GİB-u: Prijava za registraciju u sustave e-Računa i e-Arhiv Računa podnosi se putem službenog portala Uprave prihoda.
- Odabir metode integracije:
- Metoda GİB Portala: Posebno pogodna za mala poduzeća koja izdaju mali broj računa. Zahtijeva ručni unos.
- Izravna integracija: Pogodna za tvrtke koje izdaju velik broj računa i imaju vlastitu IT infrastrukturu.
- Metoda posebnog integratora: Najčešće i najpraktičnije rješenje za MSP-ove. Posebni integratori poput Ofisx upravljaju cijelom tehničkom infrastrukturom i komunikacijom s GİB-om u vaše ime, nudeći sučelja jednostavna za korištenje.
Prilikom odabira posebnog integratora, važno je uzeti u obzir faktore kao što su iskustvo tvrtke, kvaliteta tehničke podrške, jednostavnost korištenja sustava, mogućnosti mobilnog pristupa i sposobnosti integracije s vašim postojećim poslovnim softverom. Pouzdan integrator osigurava nesmetan proces prijelaza i podržava vas u slučaju mogućih tehničkih problema.
- Postavljanje sustava i obuka: Sustav se postavlja s odabranim integratorom ili dobavljačem softvera. Pruža se potrebna obuka kako bi se osoblje poduzeća prilagodilo novom sustavu.
Omogućavanje prijelaza na sustave e-Računa i e-Arhiv Računa za MSP-ove znači više od samo zakonske obveze; to je značajno poboljšanje operativnih procesa i konkurentska prednost. Zahvaljujući digitalizaciji, problemi poput izgubljenih, pogrešno ispisanih ili kasno dostavljenih računa nestaju. Osim toga, osiguravate trenutni i besprijekoran pristup svojim dokumentima tijekom mogućih GİB revizija, minimizirajući pravne rizike.
Ofisx Fatura: Partner za rješenja na putu digitalne transformacije MSP-ova
Kao Ofisx, razvijamo moderna i korisnički prihvatljiva softverska rješenja za olakšavanje procesa digitalne transformacije MSP-ova i povećanje njihove učinkovitosti. Ofisx Fatura je rješenje temeljeno na oblaku koje vam omogućuje jednostavno upravljanje procesima e-Računa i e-Arhiv Računa.
S Ofisx Faturom možete učiniti sljedeće:
- Jednostavno možete izdavati, slati i primati e-Račune i e-Arhiv Račune.
- Sve svoje račune možete sigurno arhivirati u digitalnom okruženju.
- Zahvaljujući našim mobilnim aplikacijama, možete upravljati svojim procesima izdavanja računa s bilo kojeg mjesta.
- Može raditi u skladu s vašim postojećim sustavima za računovodstvo i upravljanje zalihama.
Vjerujemo da digitalizacija nije samo obveza, već i prilika za rast i učinkovitost. Među rješenjima koja nudimo kao Ofisx, osim Ofisx Fatura, postoje i proizvodi za različite potrebe kao što su Ofisx Stok za upravljanje zalihama i Ofisx Muhasebe za sveobuhvatne računovodstvene operacije. Ova rješenja pomažu vam u integriranom upravljanju svim procesima vašeg poduzeća.
Također možete pregledati mobilne aplikacije Ofisx Stok: Ofisx Stok za Android i Ofisx Stok za iOS.