Какво представляват е-фактурата и е-архивната фактура? Пълно ръководство за МСП

Е-фактурата и е-архивната фактура са видове електронни документи, които дигитализират процесите на фактуриране на предприятията, осигуряват спестяване на разходи и време и изпълняват законовите задължения. Тези системи, които са задължителни за фирми, надхвърлящи определените прагове на оборот за МСП, са модерни финансови инструменти, които повишават ефективността и намаляват въздействието върху околната среда. В това ръководство ще разгледаме подробно концепциите за е-фактура и е-архивна фактура, праговете за задължителност за МСП и стъпките, които трябва да се предприемат в процеса на дигитализация.

Какво точно представлява е-фактурата?

Е-фактурата е фактура, която се издава, предава и съхранява в електронна среда между данъкоплатци и има същите правни качества като хартиената фактура. Тя се издава в съответствие със стандартите, определени от Дирекцията за приходите (GİB), и се доставя на получателя чрез системата на GİB. Тази система ускорява процесите на фактуриране, намалява процента на грешки и предотвратява разхищението на хартия.

Какви са предимствата на е-фактурата за МСП?

• Спестяване на разходи: Елиминира разходи като хартия, печат, пликове, куриерски услуги.
• Спестяване на време: Фактурите се изпращат и получават незабавно; процесите на архивиране и доставка се съкращават.
• Скорост и ефективност: Процесите на създаване, изпращане и одобряване на фактури се дигитализират.
• Ползи за околната среда: Намалява консумацията на хартия, допринасяйки за опазването на природните ресурси.
• По-малък риск от грешки: Грешките при ръчно въвеждане се свеждат до минимум благодарение на автоматизираните системи.
• Лесно архивиране и достъп: Съхраняват се сигурно в електронна среда и са лесно достъпни при нужда.

Какво представлява е-архивната фактура и каква е разликата с е-фактурата?

Е-архивната фактура е фактура, която се издава, съхранява и представя в електронна среда за предприятия, които не са обхванати от е-фактурата, т.е. чиито получатели не са данъкоплатци по е-фактура. Тя се изготвя в съответствие с принципите, определени от GİB. Основната разлика е, че е-фактурата се издава само между данъкоплатци, регистрирани в системата за е-фактури, докато е-архивната фактура може да бъде издадена на физически или юридически лица, които не са данъкоплатци по е-фактура.

В кои случаи се използва е-архивна фактура?

• При продажби на крайни потребители, които не са данъкоплатци по е-фактура.
• При издаване на фактура на друга компания, която не е данъкоплатец по е-фактура.
• Стана задължително за фактури над определена сума при продажби, извършени чрез портала на GİB.

Какви са лимитите за преминаване към е-фактура и е-архив за МСП?

Задължението за преминаване към приложенията за е-фактура и е-архивна фактура за МСП обикновено се определя въз основа на праговете за годишни брутни приходи от продажби (оборот). Тези прагове се актуализират ежегодно от GİB и се публикуват в Официален вестник. Според последните разпоредби:

• Лимити за преминаване към е-фактура:
  
  • Данъкоплатци с брутни приходи от продажби от 3 милиона TL и повече за 2022 г. и следващите отчетни периоди.
  • Данъкоплатци с брутни приходи от продажби от 4 милиона TL и повече за отчетния период 2021 г., и 5 милиона TL и повече за отчетните периоди 2020 г. и 2019 г.
• Лимити за преминаване към е-архивна фактура:
  
  • За фактури, издадени на данъкоплатци, които не са данъкоплатци по е-фактура, съществува задължение за издаване на е-архивна фактура за суми над 5 000 TL с ДДС, а за фактури, издадени на лица, които не са данъкоплатци, за суми над 30 000 TL. Тези суми се актуализират постоянно от GİB.

МСП, които надхвърлят тези прагове, трябва да преминат към приложенията за е-фактура и е-архивна фактура до началото на 7-ия месец на годината, следваща съответния отчетен период.

Защо е важно преминаването към система за дигитални фактури?

Дигиталната трансформация е неизбежна реалност в днешния бизнес свят. Дигитализацията на процесите на фактуриране, освен че е законово задължение, осигурява на МСП оперативна ефективност, контрол на разходите и конкурентно предимство. Системите за дигитални фактури позволяват на предприятията да постигнат по-прозрачна, одитируема и безгрешна финансова структура.

Как да преминете към системата за е-фактура и е-архив? Ръководство стъпка по стъпка

Процесът на преминаване към системата за е-фактура и е-архив за МСП обикновено може да бъде осъществен чрез три основни метода:

1. Метод на портала на GİB: Подходящ е особено за малки предприятия, които издават малък брой фактури и имат ограничена техническа инфраструктура. Фактури могат да се издават безплатно чрез собствения уеб портал на GİB. Този метод обаче не е практичен за предприятия с голям обем на фактуриране поради натоварването от ръчни операции.
2. Метод на частен интегратор: Това е най-разпространеният и предпочитан метод. Операциите по е-фактура и е-архивна фактура се извършват чрез частни интеграторски фирми, получили разрешение от GİB. Интеграторите автоматизират процеса, като осигуряват интеграция със съществуващите счетоводни или ERP системи на предприятията, и предлагат услуги за архивиране и техническа поддръжка. Този метод е най-практичното и ефективно решение за МСП.
3. Метод на директна интеграция: Това е метод, предпочитан обикновено от големи фирми с висок обем на фактуриране. Той се основава на принципа предприятията да интегрират собствените си информационни системи директно със системата на GİB. Този метод не е подходящ за МСП, тъй като е скъп и изисква техническа експертиза.

Необходими стъпки за преминаване:

1. Кандидатстване и осигуряване на Финансов печат/е-подпис: Първо, се подава заявление до GİB за е-фактура и е-архивна фактура. За юридически лица трябва да се осигури Финансов печат, а за еднолични търговци и лица със свободни професии – е-подпис.
2. Избор на интегратор: Изберете частен интегратор, който отговаря на нуждите на вашето предприятие. Интеграторът ще осигури техническа поддръжка и инсталация на системата по време на прехода. Като Ofisx, ние помагаме на предприятията да направят този преход безпроблемно с нашите дигитални решения.
3. Инсталация и интеграция на системата: Инсталирайте софтуера на избрания интегратор или осигурете интеграция със съществуващите си системи. На този етап се извършват конфигурации като шаблони за фактури, потребителски настройки.
4. Тестване и одобрение: Преди въвеждането на системите в експлоатация се издават тестови фактури, за да се провери съвместимостта със системите на GİB. След получаване на одобрение се преминава към използване на живо.

Улеснете процеса с Ofisx Fatura

Като Ofisx, ние сме до МСП в техните процеси на дигитална трансформация. По-специално, Ofisx Fatura, която разработихме в областта на софтуера за фактуриране, предлага удобно за потребителя и интегрирано решение, което улеснява вашите процеси за е-фактура и е-архивна фактура. С Ofisx Fatura можете бързо да създавате, изпращате, получавате и сигурно да архивирате вашите фактури. Благодарение на своята облачна структура, тя предлага достъп отвсякъде, като същевременно осигурява пълна интеграция с други продукти на Ofisx (Ofisx Stok, Ofisx Muhasebe, Ofisx POS), което ви позволява да управлявате бизнес процесите си като едно цяло. Можете също така да управлявате операциите си по фактуриране по всяко време и от всяко място чрез нашите мобилни приложения.

В дигитализиращия се свят преминаването към системите за е-фактура и е-архивна фактура вече е необходимост, за да останете конкурентоспособни и да увеличите оперативната ефективност. Като Ofisx, ние сме щастливи да ви предложим надеждни и иновативни решения в този процес.