е-Фактурата и е-Архивната фактура са системи за електронни документи, които заместват хартиените фактури и имат правна валидност. За МСП тези системи дигитализират процесите на фактуриране, спестявайки време, разходи и оперативно натоварване, повишават ефективността и улесняват спазването на законовите изисквания.
Какво е е-Фактура и защо е важна за МСП?
е-Фактурата е създаване, изпращане и съхраняване на фактура, която трябва да бъде издадена съгласно Закона за данъчно-процесуалния ред, в електронна среда в съответствие със стандартите, определени от Приходната администрация (GİB). е-Фактурата, която притежава всички правни характеристики на хартиената фактура, се използва при междуфирмени (B2B) транзакции и изисква получателят също да бъде регистриран в системата за е-Фактура.
Какви предимства получават МСП, преминавайки към е-Фактура?
- Спестяване на разходи: Елиминира разходите за хартия, печат, пликове, куриерски услуги и архивиране.
- Спестяване на време: Ускорява процесите на издаване, изпращане и съгласуване на фактури.
- Оперативна ефективност: Намалява ръчните грешки, стандартизира бизнес процесите и осигурява лесен достъп до минали фактури чрез дигитално архивиране.
- Екологична отговорност: Допринася за опазването на околната среда чрез намаляване на потреблението на хартия.
- Бързо събиране на вземания: Незабавното достигане на фактурите до получателите може да съкрати сроковете за събиране на вземания.
- Правно съответствие: Улеснява процесите на одит благодарение на съответствието със стандартите, определени от GİB.
Какво е е-Архивна фактура и каква е разликата с е-Фактурата?
е-Архивната фактура е фактура, издадена, изпратена и съхранявана в електронна среда за лица и организации (включително крайни потребители), които не са регистрирани в системата за е-Фактура. Тази система премахва задължението за издаване на хартиени фактури, като същевременно осигурява сигурно електронно съхранение на фактурите и тяхното представяне при необходимост.
Какви са основните разлики между е-Фактура и е-Архивна фактура?
- Критерий за получател: е-Фактурата се изпраща само на фирми, които са данъкоплатци по е-Фактура; докато е-Архивната фактура се издава на физически или юридически лица (включително крайни потребители), които не са данъкоплатци по е-Фактура.
- Метод на изпращане: е-Фактурата се предава директно на получателя чрез системата на GİB. е-Архивната фактура се издава чрез специализирани интегратори или директно през портала на GİB и след това се изпраща на получателя чрез методи като електронна поща, SMS.
- Отчитане: е-Архивните фактури се отчитат пред GİB ежедневно или на определени периоди.
Какви са праговете за задължително преминаване към е-Фактура и е-Архивна фактура за МСП?
Задължението за използване на е-Фактура и е-Архивна фактура за МСП обикновено се определя въз основа на годишния брутен оборот (приходи) и се актуализира ежегодно от Приходната администрация. Тези прагове постепенно се намаляват, за да се постигне дигитализация на повече предприятия.
- Общи прагове за оборот: Всички МСП, които надхвърлят определен праг на оборот (например 3 милиона TL или 2 милиона TL, важно е да се следят съответните съобщения на GİB за текущата година), са задължени да преминат към системите за е-Фактура и е-Архивна фактура.
- Дейности в електронната търговия: Тези, които продават стоки и услуги онлайн, са задължени да издават е-Архивна фактура за продажби над определена сума, независимо от прага на оборота.
- Други сектори: За някои специфични сектори (например тези, които се занимават с покупко-продажба на недвижими имоти и моторни превозни средства) може да има различни прагове или условия за задължително преминаване.
Препоръчваме ви да проверите актуалния статус на задължението на вашето предприятие, като се консултирате с официалните съобщения на Приходната администрация или с вашия счетоводител.
Как протича процесът на преход към е-Фактура и е-Архивна фактура за МСП?
Преходът към дигитални системи за фактуриране е по-лесен, отколкото си мислите, и може да бъде завършен безпроблемно с партньори като Ofisx. Ето основните стъпки:
- Получаване на финансов печат или е-подпис: За физически лица е необходим е-подпис, а за юридически лица – финансов печат. Това е инструмент за удостоверяване на самоличността, който осигурява правната валидност на електронните документи.
- Кандидатстване пред GİB: Подава се заявление за регистрация в системите за е-Фактура и е-Архивна фактура чрез официалния портал на Приходната администрация.
- Избор на метод за интеграция:
- Метод на портала на GİB: Подходящ е особено за малки предприятия, които издават малък брой фактури. Изисква ръчно въвеждане.
- Директна интеграция: Подходяща е за фирми, които издават голям обем фактури и разполагат със собствена ИТ инфраструктура.
- Метод на специализиран интегратор: Това е най-разпространеното и практично решение за МСП. Специализирани интегратори като Ofisx управляват цялата техническа инфраструктура и комуникацията с GİB от ваше име, предлагайки лесни за използване интерфейси.
При избора на специализиран интегратор е важно да вземете предвид фактори като опита на фирмата, качеството на предлаганата техническа поддръжка, лекотата на използване на системата, възможностите за мобилен достъп и възможностите за интеграция с вашите съществуващи бизнес софтуери. Надеждният интегратор ще направи процеса на преход безпроблемен и ще бъде до вас при възникване на евентуални технически проблеми.
- Инсталиране и обучение на системата: Системата се инсталира с избрания интегратор или доставчик на софтуер. Осигуряват се необходимите обучения за адаптиране на персонала на предприятието към новата система.
Осигуряването на преход към системите за е-Фактура и е-Архивна фактура за МСП е не само законово задължение, но и значително подобрение в оперативните процеси и конкурентно предимство. Благодарение на дигитализацията, проблеми като изгубени, неправилно отпечатани или забавени фактури изчезват. Освен това, вие минимизирате правните рискове, като осигурявате незабавен и безгрешен достъп до вашите документи при евентуални одити от GİB.
Ofisx Fatura: Партньорът на МСП в пътуването към дигитална трансформация
Като Ofisx, ние разработваме модерни и лесни за употреба софтуерни решения, за да улесним процесите на дигитална трансформация на МСП и да увеличим тяхната ефективност. Ofisx Fatura е облачно базирано решение, което ви позволява безпроблемно да управлявате вашите процеси по е-Фактура и е-Архивна фактура.
С Ofisx Fatura можете да правите следното:
- Лесно можете да издавате, изпращате и получавате е-Фактури и е-Архивни фактури.
- Можете сигурно да архивирате всичките си фактури в дигитална среда.
- Благодарение на нашите мобилни приложения можете да управлявате операциите си по фактуриране отвсякъде.
- Може да работи съвместимо с вашите съществуващи системи за счетоводство и управление на запасите.
Вярваме, че дигитализацията е не само необходимост, но и възможност за растеж и ефективност. Сред решенията, които предлагаме като Ofisx, освен Ofisx Fatura, има и продукти за различни нужди като Ofisx Stok за управление на инвентара и Ofisx Muhasebe за цялостни счетоводни операции. Тези решения ви помагат да управлявате всички процеси на вашето предприятие по интегриран начин.
Можете също да разгледате мобилните приложения на Ofisx Stok: Ofisx Stok за Android и Ofisx Stok за iOS.