الفاتورة الإلكترونية والفاتورة الإلكترونية المؤرشفة هما نوعان من المستندات الإلكترونية التي تعمل على رقمنة عمليات الفوترة للشركات، وتوفر التكاليف والوقت، وتفي بالالتزامات القانونية. هذه الأنظمة، التي هي إلزامية للشركات التي تتجاوز عتبات الإيرادات المحددة للشركات الصغيرة والمتوسطة، هي أدوات مالية حديثة تزيد من الكفاءة وتقلل من التأثير البيئي. في هذا الدليل، سنتناول بالتفصيل مفاهيم الفاتورة الإلكترونية والفاتورة الإلكترونية المؤرشفة، وعتبات الإلزام للشركات الصغيرة والمتوسطة، والخطوات التي يجب اتخاذها في عملية التحول الرقمي.
ما هي الفاتورة الإلكترونية بالضبط؟
الفاتورة الإلكترونية هي فاتورة يتم إعدادها وإرسالها وتخزينها إلكترونيًا بين دافعي الضرائب، ولها نفس الخصائص القانونية للفاتورة الورقية. يتم إعدادها وفقًا للمعايير التي تحددها رئاسة إدارة الإيرادات (GİB) ويتم تسليمها إلى المستلم عبر نظام GİB. يعمل هذا النظام على تسريع عمليات الفوترة، ويقلل من معدل الأخطاء، ويمنع هدر الورق.
ما هي مزايا الفاتورة الإلكترونية للشركات الصغيرة والمتوسطة؟
- توفير التكاليف: يلغي نفقات الورق والطباعة والمغلفات والشحن.
- توفير الوقت: يتم إرسال الفواتير واستلامها فورًا؛ وتُختصر عمليات الأرشفة والتسليم.
- السرعة والكفاءة: تُرقمن عمليات إنشاء الفواتير وإرسالها والموافقة عليها.
- الفوائد البيئية: يقلل من استهلاك الورق، مما يساهم في الحفاظ على الموارد الطبيعية.
- مخاطر أخطاء أقل: تُقلل أخطاء الإدخال اليدوي بفضل الأنظمة الآلية.
- سهولة الأرشفة والوصول: تُخزن بأمان في بيئة إلكترونية ويمكن الوصول إليها بسهولة عند الحاجة.
ما هي الفاتورة الإلكترونية المؤرشفة وما الفرق بينها وبين الفاتورة الإلكترونية؟
الفاتورة الإلكترونية المؤرشفة هي فاتورة يتم إعدادها وحفظها وتقديمها إلكترونيًا للشركات التي تقع خارج نطاق الفاتورة الإلكترونية، أي أن المستلم ليس مكلفًا بالفاتورة الإلكترونية. يتم إعدادها وفقًا للمبادئ التي تحددها GİB. الفرق الأساسي هو أن الفاتورة الإلكترونية تُنظم فقط بين المكلفين المسجلين في نظام الفاتورة الإلكترونية، بينما يمكن إصدار الفاتورة الإلكترونية المؤرشفة للأشخاص الطبيعيين أو الاعتباريين الذين ليسوا مكلفين بالفاتورة الإلكترونية.
في أي الحالات تُستخدم الفاتورة الإلكترونية المؤرشفة؟
- عند البيع للمستهلكين النهائيين الذين ليسوا مكلفين بالفاتورة الإلكترونية.
- عند إصدار فاتورة لشركة أخرى ليست مكلفة بالفاتورة الإلكترونية.
- أصبحت إلزامية للفواتير التي تتجاوز مبلغًا معينًا في المبيعات التي تتم عبر بوابة GİB.
ما هي حدود الانتقال إلى الفاتورة الإلكترونية والفاتورة الإلكترونية المؤرشفة للشركات الصغيرة والمتوسطة؟
يُحدد إلزام الانتقال إلى تطبيقات الفاتورة الإلكترونية والفاتورة الإلكترونية المؤرشفة للشركات الصغيرة والمتوسطة عادةً بناءً على عتبات إجمالي إيرادات المبيعات السنوية (الدوران). تُحدّث هذه العتبات سنويًا من قبل GİB وتُنشر في الجريدة الرسمية. وفقًا لأحدث اللوائح:
- حدود الانتقال إلى الفاتورة الإلكترونية:
- المكلفون الذين يبلغ إجمالي إيرادات مبيعاتهم 3 ملايين ليرة تركية وما فوق للفترة المحاسبية لعام 2022 وما بعدها.
- المكلفون الذين يبلغ إجمالي إيرادات مبيعاتهم 4 ملايين ليرة تركية للفترة المحاسبية لعام 2021، و 5 ملايين ليرة تركية وما فوق للفترات المحاسبية لعامي 2020 و 2019.
- حدود الانتقال إلى الفاتورة الإلكترونية المؤرشفة:
- يوجد إلزام بإصدار فاتورة إلكترونية مؤرشفة للمكلفين غير المسجلين في نظام الفاتورة الإلكترونية للفواتير التي تتجاوز 5,000 ليرة تركية شاملة ضريبة القيمة المضافة، وللفواتير التي تتجاوز 30,000 ليرة تركية للمكلفين غير الضريبيين. تُحدّث هذه المبالغ باستمرار من قبل GİB.
يجب على الشركات الصغيرة والمتوسطة التي تتجاوز هذه العتبات الانتقال إلى تطبيق الفاتورة الإلكترونية والفاتورة الإلكترونية المؤرشفة حتى بداية الشهر السابع من العام التالي للفترة المحاسبية ذات الصلة.
لماذا يُعد الانتقال إلى نظام الفواتير الرقمية مهمًا؟
التحول الرقمي حقيقة لا مفر منها في عالم الأعمال اليوم. رقمنة عمليات الفوترة، بالإضافة إلى كونها التزامًا قانونيًا، توفر للشركات الصغيرة والمتوسطة الكفاءة التشغيلية، والتحكم في التكاليف، والميزة التنافسية. تتيح أنظمة الفواتير الرقمية للشركات الحصول على هيكل مالي أكثر شفافية وقابلية للتدقيق وخالي من الأخطاء.
كيف تنتقل إلى نظام الفاتورة الإلكترونية والفاتورة الإلكترونية المؤرشفة؟ دليل خطوة بخطوة
يمكن عادةً تنفيذ عملية الانتقال إلى نظام الفاتورة الإلكترونية والفاتورة الإلكترونية المؤرشفة للشركات الصغيرة والمتوسطة بثلاث طرق أساسية:
- طريقة بوابة GİB: مناسبة بشكل خاص للشركات الصغيرة التي تصدر عددًا قليلاً من الفواتير ولديها بنية تحتية تقنية محدودة. يمكن إصدار الفواتير مجانًا عبر بوابة الويب الخاصة بـ GİB. ومع ذلك، هذه الطريقة ليست عملية للشركات ذات حركة الفواتير الكثيفة بسبب عبء العمل اليدوي.
- طريقة المدمج الخاص: هي الطريقة الأكثر شيوعًا وتفضيلًا. تتم عمليات الفاتورة الإلكترونية والفاتورة الإلكترونية المؤرشفة من خلال شركات مدمجة خاصة مرخصة من GİB. يوفر المدمجون التكامل مع أنظمة المحاسبة أو تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الحالية للشركات، مما يؤدي إلى أتمتة العملية، وتقديم خدمات الأرشفة والدعم الفني. هذه الطريقة هي الحل الأكثر عملية وكفاءة للشركات الصغيرة والمتوسطة.
- طريقة التكامل المباشر: هي طريقة تفضلها عادة الشركات الكبيرة ذات حجم الفواتير المرتفع. تعتمد على مبدأ دمج أنظمة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالشركات مباشرة مع نظام GİB. هذه الطريقة غير مناسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة لأنها تتطلب تكلفة عالية وخبرة فنية.
الخطوات اللازمة للانتقال:
- التقديم وتوفير الختم المالي/التوقيع الإلكتروني: أولاً، يتم تقديم طلب الفاتورة الإلكترونية والفاتورة الإلكترونية المؤرشفة إلى GİB. يجب توفير الختم المالي للأشخاص الاعتباريين، والتوقيع الإلكتروني للشركات الفردية وأصحاب المهن الحرة.
- اختيار المدمج: اختر مدمجًا خاصًا يناسب احتياجات عملك. سيوفر المدمج الدعم الفني وإعداد النظام خلال عملية الانتقال. في Ofisx، نساعد الشركات على إتمام هذا الانتقال بسلاسة من خلال حلولنا الرقمية.
- إعداد النظام والتكامل: قم بتثبيت برنامج المدمج المختار أو قم بتوفير التكامل مع أنظمتك الحالية. في هذه المرحلة، يتم إجراء التكوينات مثل قوالب الفواتير وإعدادات المستخدم.
- الاختبار والموافقة: قبل تشغيل الأنظمة، يتم إعداد فواتير اختبار للتحقق من التوافق مع أنظمة GİB. بعد الحصول على الموافقة، يتم الانتقال إلى الاستخدام الفعلي.
سهّل العملية مع Ofisx Fatura
في Ofisx، نحن ندعم الشركات الصغيرة والمتوسطة في عمليات التحول الرقمي. يقدم Ofisx Fatura، الذي طورناه خصيصًا في مجال برامج الفواتير، حلاً سهل الاستخدام ومتكاملًا يسهل عمليات الفاتورة الإلكترونية والفاتورة الإلكترونية المؤرشفة. مع Ofisx Fatura، يمكنك إنشاء فواتيرك وإرسالها واستلامها وأرشفتها بأمان بسرعة. بفضل هيكله السحابي، يوفر إمكانية الوصول من أي مكان، بينما يتيح لك التكامل الكامل مع منتجات Ofisx الأخرى (Ofisx Stok, Ofisx Muhasebe, Ofisx POS) إدارة عمليات عملك ككل. يمكنك أيضًا إدارة عمليات الفواتير الخاصة بك في أي وقت ومن أي مكان عبر تطبيقاتنا المحمولة.
في عالم يتجه نحو الرقمنة، أصبح الانتقال إلى أنظمة الفاتورة الإلكترونية والفاتورة الإلكترونية المؤرشفة ضرورة للبقاء تنافسيًا وزيادة الكفاءة التشغيلية. في Ofisx، يسعدنا أن نقدم لكم حلولاً موثوقة ومبتكرة في هذه العملية.