الفاتورة الإلكترونية والفاتورة الإلكترونية المؤرشفة هي أنظمة وثائق إلكترونية ذات صلاحية قانونية تحل محل الفواتير الورقية. بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة، توفر هذه الأنظمة الوقت والتكلفة والعبء التشغيلي من خلال رقمنة عمليات الفوترة، وزيادة الكفاءة، وتسهيل الامتثال القانوني.
ما هي الفاتورة الإلكترونية ولماذا هي مهمة للشركات الصغيرة والمتوسطة؟
الفاتورة الإلكترونية هي إنشاء وإرسال وتخزين الفاتورة التي يجب تنظيمها وفقًا لقانون الإجراءات الضريبية، في البيئة الإلكترونية وفقًا للمعايير التي تحددها رئاسة إدارة الإيرادات (GİB). تمتلك الفاتورة الإلكترونية جميع الخصائص القانونية للفاتورة الورقية، وتستخدم في المعاملات بين الشركات (B2B) وتتطلب أن يكون المستلم مسجلاً في نظام الفاتورة الإلكترونية.
ما هي المزايا التي تحصل عليها الشركات الصغيرة والمتوسطة بالانتقال إلى الفاتورة الإلكترونية؟
- توفير التكاليف: يلغي نفقات الورق والطباعة والمظاريف والشحن والأرشفة.
- توفير الوقت: يسرع عمليات إصدار الفواتير والإرسال والتسوية.
- الكفاءة التشغيلية: يقلل الأخطاء اليدوية، ويوحد عمليات العمل، ويوفر سهولة الوصول إلى الفواتير السابقة من خلال الأرشفة الرقمية.
- المسؤولية البيئية: يساهم في البيئة عن طريق تقليل استهلاك الورق.
- التحصيل السريع: وصول الفواتير إلى المستلمين فورًا يمكن أن يقلل من فترات التحصيل.
- الامتثال القانوني: يسهل عمليات التدقيق بفضل الامتثال للمعايير التي تحددها GİB.
ما هي الفاتورة الإلكترونية المؤرشفة وما هو الفرق بينها وبين الفاتورة الإلكترونية؟
الفاتورة الإلكترونية المؤرشفة هي فاتورة يتم إصدارها وإرسالها وتخزينها إلكترونيًا للأشخاص والمؤسسات غير المسجلين في نظام الفاتورة الإلكترونية (بما في ذلك المستهلكون النهائيون). يلغي هذا النظام الحاجة إلى إصدار فواتير ورقية، ويضمن تخزين الفواتير بأمان إلكترونيًا وتقديمها عند الحاجة.
ما هي الفروق الأساسية بين الفاتورة الإلكترونية والفاتورة الإلكترونية المؤرشفة؟
- معيار المستلم: يتم إرسال الفاتورة الإلكترونية فقط إلى الشركات الملزمة بالفاتورة الإلكترونية؛ بينما يتم إصدار الفاتورة الإلكترونية المؤرشفة للأشخاص الطبيعيين أو الاعتباريين غير الملزمين بالفاتورة الإلكترونية (بما في ذلك المستهلكون النهائيون).
- طريقة الإرسال: يتم إرسال الفاتورة الإلكترونية مباشرة إلى المستلم عبر نظام GİB. أما الفاتورة الإلكترونية المؤرشفة، فيتم إيصالها إلى المستلم عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل القصيرة أو طرق أخرى بعد إصدارها عبر المدمجين الخاصين أو مباشرة عبر بوابة GİB.
- التقارير: يتم الإبلاغ عن الفواتير الإلكترونية المؤرشفة إلى GİB يوميًا أو على فترات محددة.
ما هي عتبات الإلزام بالفاتورة الإلكترونية والفاتورة الإلكترونية المؤرشفة للشركات الصغيرة والمتوسطة؟
عادةً ما يتم تحديد إلزام الشركات الصغيرة والمتوسطة باستخدام الفاتورة الإلكترونية والفاتورة الإلكترونية المؤرشفة بناءً على إجمالي إيرادات المبيعات السنوية (المبيعات)، ويتم تحديث هذه العتبات سنويًا من قبل رئاسة إدارة الإيرادات. ويهدف تخفيض هذه العتبات تدريجيًا إلى رقمنة المزيد من الشركات.
- عتبات المبيعات العامة: جميع الشركات الصغيرة والمتوسطة التي تتجاوز عتبة مبيعات معينة (مثل 3 ملايين ليرة تركية أو 2 مليون ليرة تركية، من المهم متابعة إعلانات GİB للسنة المعنية) ملزمة بالانتقال إلى نظام الفاتورة الإلكترونية والفاتورة الإلكترونية المؤرشفة.
- أنشطة التجارة الإلكترونية: يتعين على أولئك الذين يبيعون السلع والخدمات عبر الإنترنت إصدار فاتورة إلكترونية مؤرشفة لمبيعاتهم التي تتجاوز مبلغًا معينًا، بغض النظر عن عتبة المبيعات.
- قطاعات أخرى: قد تكون هناك عتبات أو شروط إلزامية مختلفة لبعض القطاعات الخاصة (مثل أولئك الذين يبيعون ويشترون العقارات والمركبات الآلية).
ننصحك بمراجعة الإعلانات الرسمية لرئاسة إدارة الإيرادات أو استشارة محاسبك لتأكيد وضع الإلزام الحالي لشركتك.
كيف تتم عملية الانتقال إلى الفاتورة الإلكترونية والفاتورة الإلكترونية المؤرشفة للشركات الصغيرة والمتوسطة؟
الانتقال إلى أنظمة الفوترة الرقمية أسهل مما تتخيل ويمكن إتمامه بسلاسة مع شركاء الحلول مثل Ofisx. إليك الخطوات الأساسية:
- الحصول على الختم المالي أو التوقيع الإلكتروني: من الضروري الحصول على توقيع إلكتروني للأشخاص الطبيعيين وختم مالي للأشخاص الاعتباريين. هذه أداة مصادقة تضمن الصلاحية القانونية للوثائق الإلكترونية.
- التقديم إلى GİB: يتم تقديم طلب التسجيل في أنظمة الفاتورة الإلكترونية والفاتورة الإلكترونية المؤرشفة عبر البوابة الرسمية لرئاسة إدارة الإيرادات.
- اختيار طريقة التكامل:
- طريقة بوابة GİB: مناسبة بشكل خاص للشركات الصغيرة التي تصدر عددًا قليلاً من الفواتير. تتطلب إدخالاً يدويًا.
- التكامل المباشر: مناسب للشركات التي تصدر حجمًا كبيرًا من الفواتير ولديها بنية تحتية خاصة بها لتكنولوجيا المعلومات.
- طريقة المدمج الخاص: هي الحل الأكثر شيوعًا وعملية للشركات الصغيرة والمتوسطة. يدير المدمجون الخاصون مثل Ofisx جميع البنية التحتية التقنية والتواصل مع GİB نيابة عنك، ويوفرون واجهات سهلة الاستخدام.
عند اختيار مدمج خاص، من المهم مراعاة عوامل مثل خبرة الشركة، وجودة الدعم الفني المقدم، وسهولة استخدام النظام، وإمكانيات الوصول عبر الهاتف المحمول، وقدرات التكامل مع برامج عملك الحالية. يضمن المدمج الموثوق به أن تكون عملية الانتقال سلسة ويكون بجانبك في المشكلات الفنية المحتملة.
- تثبيت النظام والتدريب: يتم تثبيت النظام مع المدمج أو مزود البرامج المختار. يتم توفير التدريبات اللازمة لموظفي الشركة للتكيف مع النظام الجديد.
إن الانتقال إلى أنظمة الفاتورة الإلكترونية والفاتورة الإلكترونية المؤرشفة، بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة، ليس مجرد إلزام قانوني، بل يعني تحسينًا كبيرًا في العمليات التشغيلية وميزة تنافسية. بفضل الرقمنة، تختفي مشاكل مثل فقدان الفواتير أو طباعتها بشكل خاطئ أو وصولها متأخرًا. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تقليل المخاطر القانونية من خلال الوصول الفوري والدقيق إلى مستنداتك في عمليات تدقيق GİB المحتملة.
Ofisx Fatura: شريك حلول الشركات الصغيرة والمتوسطة في رحلة التحول الرقمي
في Ofisx، نطور حلول برمجية حديثة وسهلة الاستخدام لتسهيل عمليات التحول الرقمي للشركات الصغيرة والمتوسطة وزيادة كفاءتها. Ofisx Fatura هو حل قائم على السحابة يتيح لك إدارة عمليات الفاتورة الإلكترونية والفاتورة الإلكترونية المؤرشفة دون عناء.
مع Ofisx Fatura، يمكنك القيام بما يلي:
- إصدار وإرسال واستلام الفواتير الإلكترونية والفواتير الإلكترونية المؤرشفة بسهولة.
- أرشفة جميع فواتيرك بأمان في البيئة الرقمية.
- إدارة عمليات الفوترة الخاصة بك من أي مكان بفضل تطبيقاتنا المحمولة.
- يمكن أن يعمل بشكل متوافق مع أنظمة المحاسبة وإدارة المخزون الحالية لديك.
نحن نؤمن بأن الرقمنة ليست مجرد ضرورة، بل هي أيضًا فرصة للنمو والكفاءة. من بين الحلول التي نقدمها في Ofisx، بالإضافة إلى Ofisx Fatura، هناك أيضًا منتجات تلبي احتياجات مختلفة مثل Ofisx Stok لإدارة المخزون و Ofisx Muhasebe لعمليات المحاسبة الشاملة. تساعد هذه الحلول شركتك على إدارة جميع عملياتها بطريقة متكاملة.
يمكنك أيضًا مراجعة تطبيقات Ofisx Stok للهاتف المحمول: Ofisx Stok لأجهزة Android و Ofisx Stok لأجهزة iOS.